Campagne WhatsApp ed email per le aziende: cosa si può mandare, con quale consenso e quanto costa

Cosa conta come campagna per Meta

Fuori dalle ventiquattro ore che si aprono quando un cliente ti scrive, su WhatsApp si mandano solo modelli: testi preparati prima e approvati da Meta, con una revisione che può durare fino a ventiquattro ore. Delle tre categorie, servizio, autenticazione e marketing, l’ultima comprende quello che serve a vendere, a far tornare il cliente o a tenere vivo il rapporto. Per un’azienda che lavora su appuntamento vuol dire:

• un’offerta su un trattamento o su un pacchetto, con o senza codice sconto
• il richiamo a chi non viene da un po’, quando lo invita a prenotare, anche se è stato il cliente a chiederlo
• gli auguri di compleanno, che Meta porta proprio come esempio
• un promemoria con dentro uno sconto, perché un testo misto conta come marketing

Se un messaggio invoglia a comprare o a prenotare, per Meta è marketing. E la categoria la decide Meta: dal 9 aprile 2025 un testo promozionale presentato come servizio viene approvato come marketing.

Il consenso su WhatsApp: due regole che si sommano

La prima è di Meta. La sua policy per le aziende dice che puoi scrivere a una persona solo se ti ha dato il numero e ti ha confermato di voler ricevere i tuoi messaggi: è quello che Meta chiama opt-in. Il modo di raccoglierlo lo scegli tu, ma deve essere chiaro che la persona sta accettando, e deve comparire il nome dell’azienda.

La seconda è italiana. L’articolo 130 del Codice privacy permette le comunicazioni commerciali fatte con mezzi automatici, fra cui email, SMS e messaggi «di altro tipo», solo con il consenso di chi le riceve, e il Garante ha scritto già nel 2013 che vale anche per WhatsApp. E vuole che quel consenso sia libero, informato, specifico e documentato. Sul modulo vuol dire:

• la casella non è già spuntata
• chi dice no prenota lo stesso
• c’è il nome dell’azienda, e il tipo di messaggi che manderai
• restano la data e chi ha raccolto il consenso, e una revoca viene rispettata

Su WhatsApp l’eccezione per chi è già cliente non esiste: per un’offerta serve il consenso, anche se quella persona viene da te da anni.

Quanti messaggi può ricevere una persona

Meta ha un limite ai messaggi marketing che una persona riceve da tutte le aziende, tarato su quanto quella persona li legge. In Italia oggi non si applica: non è attivo per numeri aziendali e destinatari dello Spazio economico europeo, del Regno Unito, del Giappone e della Corea del Sud. Meta precisa «al momento», quindi va ricontrollato.

Vale invece la scelta del cliente. Nelle impostazioni di WhatsApp ognuno può dire quanto gli interessano le offerte di un’azienda, e fermarle del tutto: da quel momento i modelli marketing di quell’azienda non gli vengono più consegnati.

Cosa succede al numero se i clienti bloccano o segnalano

Chi riceve può bloccare o segnalare l’azienda, e la policy di Meta prevede che in base a queste reazioni i suoi sistemi limitino quanti messaggi l’azienda può mandare. La qualità si misura sugli ultimi sette giorni, e conta blocchi, segnalazioni, chat silenziate o archiviate.

Anche ogni modello ha il suo voto. Se scende alla qualità più bassa si ferma da solo: tre ore la prima volta, sei la seconda, e alla terza viene disattivato. All’inizio la pausa tocca il modello e non il numero, ma Meta avverte che chi continua a mandare modelli scadenti può vedere colpito anche quello.

Per un’azienda che lavora su appuntamento è lo stesso numero da cui partono conferme e promemoria. Una campagna mandata a chi non la voleva si paga anche lì.

Quanto costa una campagna su WhatsApp

Un modello marketing si paga a ogni consegna, anche se il cliente ti ha scritto un’ora prima: dentro la finestra di ventiquattro ore Meta regala i modelli di servizio, non quelli di marketing, e sul marketing non fa sconti a volume. L’unica eccezione riguarda chi ti scrive da un’inserzione o da una Pagina Facebook con il pulsante WhatsApp: se rispondi entro un giorno, per settantadue ore non si paga.

Quello che WhatsApp fa pagare per i messaggi lo fattura Meta direttamente all’azienda: non passa da noi e non ci mettiamo sopra un ricarico.

Le tariffe cambiano per paese e nel tempo: il conto per esteso sta nella guida sui costi dei messaggi WhatsApp. Prima di una campagna conta sapere quante persone la riceveranno, e quindi quanto costerà.

Email: il consenso, e l’eccezione per chi ha già comprato

Anche per l’email si parte dal consenso: l’articolo 130 nomina la posta elettronica fra i mezzi che lo richiedono. La differenza sta nel comma 4, quello che il Garante chiama «soft spam» e che nel 2024 ha ribadito valere «esclusivamente tramite e-mail». A chi ti ha lasciato l’email comprando da te puoi proporre servizi tuoi analoghi senza chiedergli il consenso, se ci sono tutte queste condizioni:

• l’indirizzo è arrivato con un acquisto vero: il Garante, richiamando la Cassazione, chiede un contratto concluso e pagato, non un tentativo
• l’offerta riguarda servizi analoghi a quelli comprati
• il cliente è stato informato quando ha lasciato l’indirizzo e non ha detto no, nemmeno prima: per il Garante un rifiuto del marketing già espresso non si aggira
• ogni email ricorda che può opporsi quando vuole, in modo semplice e gratuito

La legge non elenca cosa sia un servizio «analogo». Se l’offerta è molto diversa da quello che il cliente ha comprato, la strada prudente è chiedere il consenso, o un parere a chi segue la privacy della tua azienda.

Il link per disiscriversi, e da quale indirizzo scrivere

Ogni email promozionale deve dire chi la manda e dare un recapito per esercitare i propri diritti: il comma 5 dell’articolo 130 vieta gli invii che nascondono il mittente o non lo danno. Il Garante vuole anche che revocare il consenso sia facile quanto darlo, ed è il lavoro che fa un link in fondo a ogni messaggio.

Poi c’è il mittente. Google chiede a chi scrive verso Gmail di autenticare il dominio da cui manda, e a chi supera le cinquemila email al giorno anche la disiscrizione con un clic. Avverte poi che i messaggi spediti da un servizio con un mittente Gmail finiscono in quarantena. Per questo conviene scrivere dal dominio della tua azienda, come info@nomeazienda.it.

WhatsApp o email, e come non stancare i clienti

WhatsApp va bene per un messaggio corto che chiede una risposta, come un’offerta della settimana o un richiamo: ogni consegna si paga e ogni blocco pesa sul numero dei promemoria, quindi conviene usarlo poco e solo con chi ha detto sì. L’email regge i contenuti lunghi, come le novità della stagione, e non ha un costo a messaggio fissato da Meta.

Per non stancare servono due abitudini. La prima è scegliere a chi scrivere: un’offerta sulla colorazione a chi la fa, un richiamo a chi non viene da tre mesi, perché è Meta stessa a collegare i blocchi ai messaggi non attesi. La seconda è misurare: dopo ogni invio guarda quanti destinatari hanno prenotato nei giorni seguenti, e quanti hanno bloccato o si sono disiscritti.

In Toomynd, dal piano Pro, puoi già scrivere a un gruppo di clienti scelti con i filtri della rubrica: chi non ha dato il consenso viene escluso in automatico, e prima dell’invio vedi quante persone sono e quanto costa. Toomynd è Tech Provider verificato da Meta da ottobre 2026: colleghi il numero WhatsApp della tua azienda, e i messaggi partono con il suo nome. I moduli Email marketing e WhatsApp marketing sono in arrivo.